איך לכתוב מיילים כמו אלוף, או, המיומנות הכי חשובה בהייטק שאף אחד לא בודק

בדרך כלל אני כותב פה על דיאטות ומחקרים או על "חלום לדויד" או על ביטקוין או על טרקים, או סתם משתף מחשבות שחלפו לי בראש. היום, בפעם הראשונה כמדומני, אני כותב על עבודה.

פוסט "מקצועי", אם תרצו.

אם תסלחו. 

כי השבוע, בין ראיון מועמד אחד למשנהו (היי, אני שוב מגייס), התחדדה לי מחשבה: את המיומנות הכי חשובה להצלחה בארגון, אני כמעט לא בודק.

אנשים רבים ראיינתי וגייסתי וניהלתי בעשרים ומשהו השנים האחרונות. ואם אני מתבונן לאחור ומחפש את המנבא הכי אמין להצלחה בתפקיד בעולמות ההייטק, הרי שברוב המקרים לא היתה זו מהירות הקליטה, זריזות האצבעות או אשפות טכנולוגית (אלו שמורים לכוכבים. אבל הם, בהגדרה, כוכבים). עבור רוב העובדים בארגון ההצלחה מורכבת, בראש ובראשונה, ממילים. היינו, מהיכולת להבין מילים, ועוד יותר: מהיכולת לחבר מילים למשפטים ולמיילים שמבינים אותם בקלות.

בקיצור, הרבה מאוד מההצלחה תלויה ביכולת הפשוטה: לכתוב טוב. לתקשר מרחוק.

למה?

כי מילים הן הדרך שלנו לארגן ולהבנות את המציאות, והמציאות מצידה אינה אובייקטיבית אלא סובייקטיבית.

 Perception is reality אמר לי פעם הנס, בלגי גבוה וחיוור. הוא היה הבוס אבל לא עניינו אותו שום בעיות. עניינה אותו רק תפיסת המציאות שלהן. אם הלקוח מבין משהו כקריטי, הרי שזו בעיה קריטית, גם אם התקלה זניחה "אובייקטיבית". ואם הלקוח יכול לחיות בשלום עם בעיה קריטית, הרי שהיא אינה קריטית עוד. ההבדל בין שני המקרים הוא לא העובדות אלא תפיסתן, והתפיסה היא נגזרת של תרגום ותיווך המציאות. לפעמים בעל פה, אבל בדרך כלל, בכתב.

אז אם אתם מחפשים עבודה בהייטק, או אם אתם כבר מצאתם ורוצים *להצליח*, ההמלצה הכי טובה שאני יכול לתת לכם היא: חדדו את העיפרון. הנה כך:

• לפני שאתם כותבים מייל: דעו מה אתם רוצים להגיד, ולמי. מי צריך לעשות משהו, ומי צריך רק לדעת. נשמע פשוט אבל קחו לכם רגע לפני ששלחתם לאובמה בקשה לציוד משרדי.  
• בכתיבתכם, תמיד, היו מאוד מנומסים ואדיבים (אימרו לעצמכם: היום אני לא ישראלי, אני בריטי). אל תנזפו, אל תחנכו, גם אם אתם כועסים לאללה. תחייכו ורק אז תכתבו.
• כתבו בשפה המארגנת את המציאות לתהליכים. למשל: שלום, זהו הרקע, וזוהי הבעיה, ואלו הן האפשרויות לפתרון הבעיה, וזוהי האפשרות המומלצת וסיבותיה, ולהלן תכנית הפעולה הנגזרת, בלוחות הזמנים המפורטים כאן, אנא אשרו. בברכה ותודה, ישראלה ישראלי. נשמע פשוט וטריוואלי אבל בחיים האמיתיים נדיר הוא למצוא מי שיודע/ת לכתוב מיילים כאלו. בחיי.
• כתבו משפטים שלמים, עם נושא ונשוא ומושא. פה זה לא ווטסאפ. זה עוד יותר חשוב בכותרת המייל. כיתבו בה משפט שלם, מכוון פעולה. 
• זכרו כי מייל הוא לעולם סיפור. יש לו התחלה ואמצע וסוף. הוא תמיד יתחיל ב: שלום X, (או Hi או Dear או כל מה שמתאים לכם ולארגון כפניית גוף נעימה ומנומסת). לאחר מכן יבוא מבנה ברור לוגית. לא קרעי מידע המסתמכים על שיחת הטלפון שהרגע עשיתם – כי את המייל אולי יקראו רק מחר, או בעוד שבועיים, ועד אז מה שברור כשמש היום כבר יתפוגג ויבלע בתהום השיכחה.
• ניוביז: אל תבהלו מכתיבה באנגלית. מי שיודע לכתוב מעולה בעברית, יגשר במהירות על הפער לאנגלית, אפילו עם אוצר מילים דל. אם תדעו מה אתם רוצים לומר, תצליחו למצוא את המילים גם בשפה אחרת. יש מספיק כלי בדיקה עצמית להבטיח כתיב ותחביר נכונים, וכדאי לתרגל זאת.
• כשאתם כותבים מייל, קחו את הזמן, גם אם יש לחץ בעבודה. אל תמהרו לשלוח. קיראו את המייל שלכם שוב ושפרו אותו עוד ועוד. סתתו והשחיזו והבריקו אותו עד שהוא יהיה פיקס. ממש ממש פיקס. הזמן שתשקיעו בכתיבה יחזור אליכם עשרת מונים: ברכישת המיומנות, ובאהבת הלקוח – שקרא והבין ואמר לעצמו: וואללה.
• אל תניחו ידע מוקדם, ומאידך אל תדמיינו שהקורא הוא אדיוט. הקו הזה הוא דק, אבל הוא קיים.
• שימרו בצד מיילים מעולים (שקיבלתם ושאתם רוצים להיות מסוגלים לכתוב כאלה). היפכו אותם למעין תבניות פרטיות שלכם. לטמפלייטים. הדגישו את המשפטים שתוכלו להעתיק למייל הבא שלכם (סבבה לגמרי להעתיק!).
• דעו שהלקוח שלכם חכם לפחות כמוכם. אז אל "תספרו לו סיפורים" אלא שקפו את המציאות באופן ברור וידידותי, והלקוח יחליט מה עמדתו מולה. אם נדע לעשות זאת היטב, גם אם יש בעיות קשות שאיננו יודעים לפתור, הלקוח יהיה מרוצה. כי הלקוח מרגיש שהכותב רואה את המציאות כמוהו. נמצא לצידו, נמצא איתו. וטיפ: הלקוח שלך הוא לא רק "קליינט" מארגון אחר. הוא גם הבוס שלך. והעמית שלך.
• קיראו שוב את התוצר הסופי: אתם רוצים מייל המתאר מציאות באופן קצר ותמציתי, ברור ומאורגן, מנומס ואפקטיבי, כך שכל הקורא אותו, יבין. כי אין דברים מסובכים, יש רק הסברים גרועים. טיפ: אם תתנו אותו לבן הזוג שלכם והוא יגיד "זה סינית", אז כנראה כדאי לחזור לשולחן העבודה לסבב שיפצורים.  
• סיימתם ממש? יופי. אם זהו מייל רגיש (חדשות רעות ללקוח, הרבה על הסף וכדומה): בידקו את עצמכם שוב עם ידיד או עמית: "קרא את זה בבקשה, תראה אם זה בסדר". תאמינו או לא, אבל למרות שכישורי הכתיבה שלי עצמי לא רעים, אני מוצא את עצמי עושה בדיקה שכזו עם השותף שלי פעמים רבות מאוד. אם מה שאני שולח חשוב דיו, אז כדאי בהחלט. כי לפעמים, מרוב שאנו מתאהבים בטיעון של עצמנו, אנו שוכחים את הסעיף המרכזי: לקרוא את המילים דרך עיני הקורא, ולא דרך עיניך שלך.
• בשאר הזמן: קיראו הרבה. הכוונה לספרים אמיתיים, לא רק כתוביות בנטפליקס. ואם אין לכם מה לקרוא, אז יש לי כמה ספרים להמליץ לכם 😊

*** 

מסכימים? חולקים? שתפו והגיבו.
ועד אז: תהיו לי בריאים, ובהצלחה רבה,

דעאל

איך לכתוב מיילים כמו אלוף, או, המיומנות הכי חשובה בהייטק שאף אחד לא בודק

By Dael with 2 comments